運行管理は業務の幅が広く、管理者一人に大きな負担がかかりやすい仕事です。特に紙やExcelで管理している現場では、情報共有の遅れや記録の抜け漏れが起こりやすく、日々の業務にストレスを感じる方も多いでしょう。こうした課題を解決する方法として注目されているのが「運行管理システム」です。

この記事では、運行管理システムの主な機能や導入するメリット、選ぶ際の比較ポイントを解説します。運行管理システムの導入を検討している方は、ぜひ参考にしてください。

目次

• 1.運行管理システムとは
• 2.運行管理システムの種類
• 3.運行管理システムでできる主な機能
• 4.運行管理システムを活用するメリット
• 5.運行管理システムを選ぶ際の比較ポイント
• 6.運送業のお客様に選ばれる業界シェアNo.1の「"一番星" 運送業システム」とは
• 7.まとめ

運行管理システムとは

運行管理システムとは、運送業務に関するさまざまな情報をデジタル化し、車両・ドライバー・業務データを一元的に管理するためのシステムのことです。これまで紙やホワイトボードなどで行われてきた運行管理では、情報共有の遅れや記録ミスが発生しやすく、現場の負担が大きくなりがちでした。運行管理システムを活用すれば、必要な情報をすぐに把握でき、現場と事務が同じ情報をもとに動けるようになります。

さらに、深刻化する人手不足のなかで、限られた人員で安全かつ効率的に運行を維持するためにも、運行管理システムの活用は不可欠となっています。

運行管理システムの種類

運行管理といっても対象となる範囲は広く、目的や機能によって大きく「動態管理型」「配車管理型」「基幹業務管理型」の３つに分けられます。

動態管理システム

GPSや通信端末を活用して、車両の現在地や走行状況、待機・停止などの稼働状態をリアルタイムに把握する仕組みです。 ドライバーの位置情報や運行履歴を可視化することで、渋滞回避や到着予測の精度向上、急ブレーキ・長時間運転といった安全運転管理にも役立ちます。 安全性の向上と配送状況の「見える化」を実現するのが動態管理の目的です。

配車管理システム

受注情報をもとに、車両やドライバーのスケジュールを調整し、最適な運行計画を立てる機能です。 AIが自動で最適なルートを提案する「自動配車システム」や、担当者がドラッグ＆ドロップで割り当てを行う「配車管理システム」など、運用スタイルに応じてさまざまな種類があります。
配車業務をデジタル化することで、紙やホワイトボードでの管理に比べて作業時間を大幅に短縮でき、変更や調整もスムーズに行えます。

基幹業務管理システム

請求や支払い、ドライバー・車両管理、経営分析など、運送業の管理業務・経営を包括的に支援するシステムです。

運行管理システムでできる主な機能

運行管理システムは、配車や車両管理などの「運行管理」をはじめ、給与や請求処理といった「事務作業」、そして経営判断に役立つ「データ分析」まで幅広くサポートします。

ここでは、運行管理システムで特に重要となる主な機能について解説します。

配車・運行計画の効率化

配車管理では、受注内容や車両・ドライバー情報をもとに運行計画や事務処理を効率化します。

例えば、「自動配車システム」では、AIが距離・時間・積載量・制約条件などをもとに最適な配車パターンを自動計算し、提案してくれます。 ルート最適化や積載効率の向上により、無駄な走行や待機時間を減らし、コスト削減と業務スピード向上が実現可能です。

また、「配車管理システム」では、 画面上で車両やドライバーの状況を確認しながら、未配車の案件をドラッグ＆ドロップで割り当てられるため、 紙やホワイトボードの配車管理よりも作業効率を大幅に向上できます。 急な変更や特定顧客の要望など、現場ならではの判断を反映しやすく、実務に即した配車計画が立てやすいのが特徴です。

車両・ドライバーの管理・見える化

「動態管理システム」では、GPSなどを活用して車両の位置情報やドライバーの稼働状況を一覧で確認できます。車両別・ドライバー別のリストや色分け表示などにより、現場の状況を直感的に把握できる製品もあります。

どの車両を誰が使い、どの案件を担当しているかを正確に把握できるため、突発的な変更にも素早く対応できるようになるでしょう。運行管理者は、法令遵守や安全管理の責任を担う立場であるからこそ、車両やドライバーの状況を正確に把握できる仕組みが欠かせません。

なお、責任が問われる具体的なケースや、責任を軽減するための改善策については、以下の記事で詳しく解説しているので併せて参考にしてください。

「運行管理者は責任が重い？責任を問われる場面と改善策を紹介」

請求管理・運賃計算の効率化

「基幹業務管理システム」を導入すれば、請求管理や運賃計算など正確性が求められる業務を自動化できます。運行データや数量・単価をもとに自動で計算されるため、転記ミスや請求漏れを防ぎ、効率化を進められます。

また、請求書などの帳票も登録情報から自動で作成が可能です。手作業での作成を減らすことで、経理担当者や運行管理者の事務負担を軽減し、確認業務に時間を割けるようになります。

勤怠管理・給与計算の効率化

「基幹業務管理システム」では、日報や出退勤データから残業時間や手当などを自動で集計できます。勤怠実績や給与計算にそのまま反映できるため、手計算によるミスや入力の二度手間を防げます。

また、部署ごとの給与項目設定や社会保険料の自動計算に対応しているシステムもあります。経理担当者や運行管理者の作業負担を軽減できるだけでなく、ドライバー自身の入力・確認の手間も減らせる点もメリットです。

運行データの記録・分析

運行管理システムでは、日々の運行に関するデータを記録し、分析に活用できます。 記録・分析の対象は大きく２種類あり、「動態管理システム」では運行中の車両データを、「基幹業務管理システム」では運行後の業務データを扱います。

動態管理による運行データ分析

GPSや通信端末を活用して、走行ルート・燃費・アイドリング時間・速度履歴などをリアルタイムで取得できます。 これらのデータをもとに、安全運転指導やトラブル防止策を講じることで、事故リスクの低減と運転品質の向上につながります。 また、走行履歴を可視化することで、渋滞箇所や非効率なルートの把握が容易になり、燃料コスト削減にも貢献します。

基幹業務管理による経営データ分析

運行実績や請求・勤怠などの業務データを一元管理し、経営分析に活用できます。 たとえば、車両ごとの収益性やドライバーの稼働実績、顧客別の運送コストを数値化し、経営判断の材料として活用できます。 蓄積したデータはグラフや一覧で可視化できるため、売上構成やコスト構造を定量的に把握でき、 業務効率化や利益率改善といった経営全体の最適化にもつながります。

運行管理システムを活用するメリット

運行管理システムの導入は、配車や勤怠といった日常業務の精度を高めるだけでなく、法令遵守の徹底や人材不足への対応、経営判断の迅速化にもつながります。ここでは、運行管理者・ドライバー・経営者それぞれの立場から、導入によって得られる主なメリットについて解説します。

運行業務の精度とスピードが上がる

運行管理システムを導入することで、配車計画から記録・共有までの一連の流れを効率化できます。車両やドライバーの情報がリアルタイムで更新されるため、最新の状況をもとに判断・調整が可能です。

また、業務の標準化によって、担当者ごとの経験差によるミスや判断のばらつきを防げます。結果として、作業時間の短縮と品質の安定化を同時に実現できる点が大きなメリットです。

運行管理者とドライバーの負担が減る

運行管理システムを導入すれば、配車計画や日報作成をデジタル上で管理でき、変更や修正もリアルタイムで共有可能です。結果として、現場の調整負担を大きく減らせます。

管理者は煩雑な事務作業から解放され、ドライバーの体調管理や安全確認など、現場運営により重要な業務へ時間を充てられるようになるでしょう。一方、ドライバーも手書きや報告作業が減り、走行や点検といった本来の業務に集中しやすくなります。

こうした業務効率化の重要性は、「運行管理者がどのような負担を抱えているか」を理解するとより明確になります。以下の記事では、運行管理者が「きつい」といわれる背景について詳しく解説しているので、併せてご覧ください。

※記事は近日公開予定です

事故防止とコスト削減につながる

運行管理システムに蓄積された走行データを分析すれば、危険運転の傾向や非効率なルートを客観的に把握できます。こうした情報をもとに改善策を講じることで、事故防止と運行コストの削減を同時に進めることが可能です。

たとえば、危険箇所のデータをもとにドライバーへ具体的な運転指導を行えば、事故のリスクを低減できます。また、過去の運行実績を踏まえてルート計画を見直せば、燃費やアイドリング時間の無駄を削減できます。

データに基づいて安全と効率を両立できる点は、運行管理システムの大きな強みといえます。

運行管理システムを選ぶ際の比較ポイント

運行管理システムには多くの種類があり、導入目的や業務規模によって適した製品は異なります。以下の5つの比較ポイントを参考に、自社に合った運行管理システムを選びましょう。

・自社に合った運用形態か
・現場の人にとって使いやすいか
・必要な機能が備わっているか
・機能に見合ったコストか
・導入後のサポート体制は十分か

自社に合った運用形態か

運行管理システムには、主に「クラウド型」と「オンプレミス型（自社運用）」の2種類があります。

情報共有や運用のしやすさを重視する場合には「クラウド型」、カスタマイズ性やセキュリティ性を重視する場合には「オンプレミス型」が最適です。

運行管理の現場では、ドライバーや拠点間での情報連携が日常的に発生します。そのため、リアルタイムで情報を共有できるクラウド型システムを採用する企業が増えています。

現場の人にとって使いやすいか

運行管理システムは、日々操作する運行管理者やドライバーにとって「扱いやすいか」という点も重要です。操作が複雑だったり、画面構成がわかりにくかったりすると、かえって現場の負担になります。

導入を検討する際は、画面の見やすさや操作のわかりやすさを重視しましょう。とはいえ、公式サイトの情報だけでは判断しづらいため、無料トライアルやデモ版を試し、現場の担当者と一緒に使用感を確認するのがおすすめです。

必要な機能が備わっているか

運行管理システムの導入効果を高めるには、自社の課題に直結する機能を見極めることが重要です。「配車計画の時間を短縮したい」「請求処理のミスを減らしたい」など、具体的な課題を整理したうえで、それに対応できる機能を持つシステムを選びましょう。

多機能であるほど便利に思われますが、使わない機能が多いと操作の負担やコストが増える場合もあります。将来的な拡張性やカスタマイズ性も考慮し、必要十分な機能を備えたシステムを選ぶことが重要です。

機能に見合ったコストか

運行管理システムを導入する際は、初期費用や月額料金だけでなく、サポート・カスタマイズ費用、ライセンス数による追加料金なども含めて総コストを把握しましょう。

たとえば、クラウド型は初期費用を抑えられる一方で月額費用が発生し、オンプレミス型は導入時の負担が大きいものの長期的にはコストを抑えられる場合があります。自社の利用規模や運用期間を踏まえて、どちらが費用対効果に優れているかを見極めることが大切です。

導入後のサポート体制は十分か

導入後にどこまでサポートを受けられるのかも詳しく確認しておきましょう。たとえば、問い合わせ対応がメールのみ、あるいはサポート期間が短い場合は、トラブルや設定変更の際に業務が滞るおそれがあります。そのため、導入初期の操作説明やトラブル対応、データ移行などをどこまで支援してもらえるのかを事前に確認しましょう。

さらに、法改正への対応や定期的な機能アップデートがあるかどうかも重要です。長く安定して使い続けるためには、継続的に改善・サポートを提供してくれる開発元を選ぶと安心です。

運送業のお客様に選ばれる業界シェアNo.1の「"一番星" 運送業システム」とは

煩雑になりがちな請求・勤怠・車両管理を、ひとつのシステムで正確に把握したい企業には、業界シェアNo.1の「"一番星" 運送業システム」がおすすめです。社内データを一元的に扱えるため、ミスの防止や確認作業のスピードアップにもつながります。煩雑になりがちな請求・勤怠・車両管理を、ひとつのシステムで正確に把握したい企業には、業界シェアNo.1の「"一番星" 運送業システム」がおすすめです。社内データを一元的に扱えるため、ミスの防止や確認作業のスピードアップにもつながります。

「"一番星" 運送業システム」の具体的な特徴は、以下の通りです。

・経営に必要なデータを一元化し、迅速な経営判断をサポート
・誰でも使いやすい画面設計で、入力ミスを防ぎ業務を標準化
・デジタコ連動や整備カレンダー機能で、安全管理やコスト最適化を支援
・複雑な運賃計算から請求書発行、勤怠データを活用した給与・社会保険料計算まで自動化
・クラウド対応で事務所以外からも安全にアクセスでき、テレワークや複数拠点運用にも適応

経営や事務部門を含め、業務全体の効率化を支援するシステムとして多くの運送会社に導入されています。システムに関する専門知識がなくても導入しやすく、簡単な操作で運用を開始できます。無料のオンラインデモを実施しているので、実際の操作感を確認しながら検討できます。まずは、お気軽にお問い合わせください。

まとめ

運行管理システムは、配車・勤怠・請求・実績管理など、運送業務に関わる情報を一元化し、現場と事務の両面を効率化できる仕組みです。紙やホワイトボードでの管理では限界がある今、業務の正確性・スピード・共有性を高めるうえで、運行管理システムの導入は欠かせません。

なかでも「"一番星" 運送業システム」は、運送会社の実務に即した設計で、配車や勤怠、請求管理をスムーズに連携できます。現場の負担を減らし、会社全体の生産性を底上げするツールとして、ぜひ導入をご検討ください。