運送業界における配車業務は、車両やドライバーを最適に配置し、荷主の要望に応えるための根幹的な役割を担っています。しかし現場では、慢性的な人手不足や突発的なトラブルなど、運行管理者や経営層にとって解決すべき課題が多いケースも少なくありません。
配車業務の経験が豊富な運行管理者の中には、こうした現場特有の課題に直面し、改善策を模索している方が多いのではないでしょうか。
この記事では、「配車業務とは何か」といった仕事内容の基本から、現場の課題や具体的な解決策まで解説します。配車業務を効率化し、生産性を高めるために役立つサービスも紹介するため、ぜひ参考にしてください。
物流業界における配車業務とは
配車業務とは、荷物を運ぶ車両やドライバーの割り当てを行い、正確かつ効率的に配送を進めるための業務のことです。
運送業界では、荷主（荷物の運送を依頼する企業や個人）からの依頼を受け、適切な車両を選び、スケジュールを組むことが求められます。計画通りに配送が進まない場面では、荷物の到着に余計な時間がかかったり、ドライバーに過剰な負担をかけたりしてしまいます。
配車は単なる割り当て作業ではなく、現場全体の働きやすさやサービス品質を左右する要素であり、改善の余地が多い領域でもあります。
配車業務の仕事内容
配車業務は、大きく分けて以下の3つの仕事内容に整理できます。
・配車計画の立案
・荷主やドライバーとの連携・調整
・配送状況や労働状況の管理
具体的な業務の流れを押さえることで、課題や改善の方向性も見えてきます。それぞれの仕事内容について詳しく見ていきましょう。
配車計画の立案
配車計画では、運ぶ荷物や使用する車両、担当するドライバーを割り当て、スケジュールを組み立てます。各ドライバーは、この配車計画に従って日々の配送を進めていきます。
配車計画を立てる際、空いている車両やドライバーをただ割り当てるだけでは不十分です。ドライバーの経験やスキル、現在の位置、荷物の量、配送先、時間指定といった多くの要素を総合的に判断し、効率的で安全なルートと担当者を決定します。
配車計画を策定した後は、配車表を作成して運用します。従来は紙やホワイトボードを使った手書き管理が主流でしたが、効率化や属人化の観点から見直しが求められています。具体的な課題と解決策については、以下の記事をぜひ参考にしてください。
「手書きの配車表の問題点とアナログ配車業務から脱却する解決策を紹介」
荷主やドライバーとの連携・調整
配車業務では、荷主からの依頼内容を正確に把握し、ドライバーに伝える役割も重要です。日々の配送を円滑に進めるためには、荷主とドライバーの間で情報を整理し、調整を行うことが欠かせません。
荷主からの依頼変更があった際には、速やかにスケジュールを組み直し、ドライバーへ指示を出します。ドライバー側でトラブルが発生した場合は、適切な対処方法を示し、荷主へ配送の遅延連絡を行います。
このように、荷主とドライバーの橋渡しは、配車担当者の重要な役割です。柔軟な調整によって、想定外の事態でも現場が混乱せず、安心して配送を続けられます。
配送状況や労働状況の管理
配車計画を立てた後は、計画通りに配送が進んでいるか、ドライバーの労働状況に無理がないかを管理することも大切です。遅延やトラブルがあれば、速やかに荷主やドライバーと調整しなければなりません。
配送状況を把握する方法には、ドライバーからの電話やメールによる進捗報告のほか、動態管理システムを使ったリアルタイムの位置情報確認があります。
さらに、ドライバーの休憩や労働時間を適切に把握することも重要です。無理のない運行を守ることが、現場の安全確保とコンプライアンス遵守につながります。
配車業務における現場の課題
配車業務は運送業界を支える重要な仕事ですが、現場では課題も少なくありません。ここでは、配車担当者が直面しやすい代表的な課題について解説します。
人手不足による負担増・長時間労働
運送業界では、ドライバー不足が深刻な課題となっています。内閣府のデータによると、ドライバー関係の職業における有効求人倍率は、2015年から2022年まで常に2倍以上でした。これは求職者1人に対して2件以上の求人があることを意味し、ドライバーの需要に供給が追い付いていないことがわかります。
参照元：内閣府「トラックドライバーの有効求人倍率と物流量の関係」
ドライバーが不足すれば、限られた人員で配送業務を効率的に回す必要があります。その結果、配車計画の調整が一層複雑になり、急な欠員やトラブル発生時にも代替人員を確保しづらくなります。そして人員調整の負担が配車担当者に集中し、結果的に長時間労働が常態化する要因となっています。
経験依存による属人化と引き継ぎの難しさ
配車計画では、ドライバーの経験や配送先の特性など、多くの要素を考慮する必要があります。こうした業務は配車担当者の経験に依存しやすいため、属人化しやすい点が課題です。
例えば、現任者が病気や怪我で長期的に離脱する場合、代わりとして慣れない代理人が担当することになれば業務が滞ってしまったり、ミスが多発したりしかねません。
また、後任への引き継ぎが難しいことも大きな課題です。労働人口が減少し、人手の確保が難しくなっている運送業界にとって、特定の誰かに依存する業務体制は大きなリスクとなっています。
急な変更対応とプレッシャーの大きさ
配車業務はドライバーの安全や会社の業績に直結するため、配車担当者には常に大きな責任が伴います。万が一のミスで荷主やドライバーに迷惑をかければ、精神的な負担は計り知れません。
また、配車計画は天候や交通渋滞、荷主からの急な依頼変更など、予測できない事態によって頻繁に修正が求められます。突発的な状況が起きれば、荷主とドライバーの間で板挟みとなり、調整に追われることも少なくありません。こうした環境は、配車担当者にとって大きなプレッシャーとなっています。
配車業務を効率的に進めるコツ
配車業務の課題を解決するためには、業務の効率化が不可欠です。ここでは、配車業務を効率よく回すための具体的な方法を3つ紹介します。
配車ルールを標準化する
配車ルールを標準化するには、担当者ごとのノウハウを整理・言語化し、判断基準や実施手順をマニュアル化することが重要です。例えば「遅延時の代替車両の手配手順」「積載量の超過を避けるためのチェック項目」「荷主への連絡フロー」などを明文化すれば、誰が担当しても一定の品質を担保できます。
経験の浅い担当者でも、標準化された配車ルールに沿って迷わず対応できるため、急な人員交代があっても現場が滞りにくくなります。引き継ぎの負担も軽減され、スムーズな対応が可能です。結果として、属人化によるリスクを解消できます。
配車システムを導入する
配車業務を効率化するためには、配車システムの導入が効果的です。システム上で配車表を作成・共有することで、紙やExcelで起きやすい手配漏れや確認ミスを減らせます。タイムテーブル形式でスケジュールを見やすく表示できるため、担当者間での情報共有もスムーズになります。
例えば、クラウドで配車・業務管理を一元化できるシステム「一番星 クラウド配車」では、ドラッグ＆ドロップでの直感的な操作や「日・週・順位」のビュー切替により、複雑なスケジュールも把握しやすくなります。さらに、複数の運行をまとめて一括配車できるため、繰り返し作業の手間を減らし、配車担当者の負担を軽減できます。結果として、手作業に伴う抜け漏れや確認ミスが減り、配車業務を安定して回せるようになります。
なお、配車システムの詳しい機能や選び方については、以下の記事を参考にしてください。
「配車システムとは？できることや導入のメリット・選び方まで徹底解説」
情報共有の仕組みを整える
配車業務では、荷主やドライバーと情報を共有し、関係者間で認識を合わせられる体制の構築が不可欠です。
クラウド型の配車システムを導入すれば、配車担当者はタブレットで配車表をリアルタイムに確認できます。配送状況や依頼変更も即座に共有されるため、トラブル発生時の調整もスムーズに進めることが可能です。
女性が活躍しやすい配車業務の環境づくり
配車業務の課題解決を考えるうえで、女性が活躍しやすい環境づくりは欠かせません。女性が参画しやすくなれば、人手不足に直面する運送業界の支えにもなります。
配車業務は体力を大きく必要とする場面が少ないため、性別に関わらず活躍できる仕事です。実際に、現場で配車担当者を務める女性も増えています。
しかし、家事や育児、介護といった家庭の制約を抱える女性も少なくありません。そのため、家庭と仕事を両立しやすい制度を整備することが大切です。加えて、人材育成やサポート体制を強化することで、安心して働き続けられる環境が整います。
配車業務を効率化するなら「一番星 クラウド配車」
配車業務の人手不足や業務効率に課題を感じている運行管理者の方には、クラウドで配車・業務管理を一元化できるシステム「一番星 クラウド配車」がおすすめです。「一番星 クラウド配車」は、誰でも使える直感的な操作と、チームで使えるグループ配車管理をクラウド上で提供する配車システムです。
一番星 クラウド配車の主な特徴は、以下の通りです。
・タブレットで、どこからでも状況確認・操作が可能
・ドラッグ＆ドロップで、誰でも簡単に配車できる
・表示切替できる配車表で、複雑なスケジュールもひと目で把握
・点呼や休憩を一括表示し、安全で無理のない運行管理を実現
・基幹システムと連携し、受注から請求までを一元管理
誰でも迷わず配車作業ができ、ミスや手配漏れを防ぎながら現場全体の業務効率化を実現できます。配車業務の属人化も解消され、引き継ぎや情報共有もスムーズになるでしょう。
「一番星 クラウド配車」は、月額12,000円（税別）から利用できます。配車業務を効率化する第一歩として、ぜひお試しください。
まとめ
配車業務とは、荷物を運ぶ車両やドライバーの割り当てを行い、正確かつ効率的に配送を進めるための業務のことです。配車計画の立案から荷主やドライバーとの連携・調整、配送状況や労働状況の管理まで、配車担当者はさまざまな仕事を担います。
クラウドで配車・業務管理を一元化できるシステム「一番星 クラウド配車」を使えば、配車業務における人手不足や作業負担の増大といった課題を解決できます。新人や女性でも習得しやすく、チーム全体でスムーズに業務を進められるため、業務効率化の第一歩としてぜひ導入を検討してみてください。