人手不足やコスト増が深刻化する中、運送業界では配車業務の重要性がますます高まっています。しかし現場では、今なお紙やホワイトボードを使ったアナログな管理が続いているケースも少なくありません。情報共有の手間や管理ミスなど、属人化のリスクも大きいのが実情です。こうした課題を受け、近年注目されているのが「配車システム」の導入です。
この記事では、配車システムの基本機能から導入によるメリット、選ぶ際のポイントまで詳しく解説します。自社に合った配車システムの導入を検討している運行管理者の方は、ぜひ参考にしてください。
配車システムとは
配車システムとは、配車業務を効率化するためのシステムのことです。配車計画や配送状況の把握、車両・ドライバー情報の管理までの情報を一元化・デジタル化することで、運行管理者やドライバーの業務負担を軽減できます。
そもそも「配車」とは、荷主からの依頼に基づき、荷物を運ぶ車両と担当ドライバーを手配する業務を指します。スケジュール調整やルートの最適化など、日々の運行を支える重要な役割を担っています。
これまでの配車業務は、担当者の経験や勘に頼る部分も多く、属人化が課題とされてきました。配車システムを導入することで、誰が担当しても一定の水準で業務を進められる環境を整えることが可能になります。
なお、配車業務とは何かについて詳しくは、以下の記事を参考にしてください。
「運送業界における配車業務とは？仕事内容や課題・効率化の方法を解説」
配車システムでできること
配車システムを導入すると、配車状況やドライバーの情報を一つの画面で管理できるようになります。ここでは、主に活用されている代表的な機能について解説します。
配車状況の管理・可視化
配車システムを活用すれば、車両ごとのスケジュールをカレンダーやリスト形式で管理・可視化できます。どの車両を誰が使用しているのかがひと目でわかり、状況の把握が容易になります。クラウド対応の製品であれば、拠点や部門を越えたリアルタイムでの情報共有も可能です。
配車計画の作成から状況の更新までを一つの画面で行える点も特徴です。ドラッグ＆ドロップで案件を割り当てるなど直感的な操作ができ、手作業よりも効率的に管理できます。紙やホワイトボードに頼った方法と比べ、配車業務の正確性やスピードの向上が見込めます。
ドライバーの管理・可視化
配車システムを活用すると、ドライバーごとのスケジュールも一覧で確認できます。誰にどの運行を割り当てているかがひと目で把握でき、空き時間や連続運行の有無も視覚的にチェック可能です。無理のない配車を組みやすくなり、過重労働の防止にもつながります。
また、「一番星 クラウド配車」などの配車システムでは、点呼の予定や休憩・休息のタイミングを配車表と合わせて管理することも可能です。運行計画と安全管理を同時に行えるため、ドライバーの負担を減らしながら効率的な配車業務が実現します。
配車システムを導入するメリット
配車システムは、配車担当者にとっての業務効率化だけでなく、運送会社全体にも多くのメリットがあります。ここでは、配車システムを導入する主なメリットを3つ紹介します。
配車業務の効率化・負担軽減につながる
配車システムを導入すると、配車表の作成や共有がデジタル化され、業務の効率化と担当者の負担軽減につながります。従来は、紙やホワイトボードを使った手書きの配車表が主流でしたが、修正のたびに書き直す必要があり、情報共有にも電話やメールでの連絡が欠かせませんでした。こうした非効率さは、日々の業務に負担を与えていました。
一方、配車システムは、ドラッグ＆ドロップで案件を割り当てられるなど、作業を直感的に行える機能がそろっています。クラウド型のシステムであれば、情報をリアルタイムに共有できるため、やりとりの手間も大幅に減らせます。結果として、業務全体のスピードが向上し、配車担当者の負担も軽くなります。
なお、手書きの配車表における問題点や解決策については、以下の記事で詳しく解説しているので参考にしてください。
「手書きの配車表の問題点とアナログ配車業務から脱却する解決策を紹介」
配送コストの削減を図れる
配車システムを導入すれば、配送コストの削減が期待できます。紙やホワイトボードによる配車表では、全体のスケジュールや稼働状況を把握しづらく、不要な車両を手配してしまったり、非効率なルートでの走行が発生したりすることもありました。これらのミスは、燃料費や人件費の増加を招きやすく、無視できないコスト要因となります。
その点、配車システムを使えば、車両やドライバーの割り当てを可視化しながら、効率的な運行計画を立てやすくなります。必要以上の車両を動かさずに済むようになり、無駄な支出を抑えること可能です。
こうした日々のコスト削減は、単なる経費節減にとどまらず、利益率の改善や経営の安定にもつながっていきます。
配車業務の属人化を防げる
配車システムを導入すれば、特定の担当者に依存する状態を防げます。配車業務は、細かな判断や経験が求められる場面が多く、どうしてもベテラン担当者に依存しやすい傾向があります。そのため、急な欠員や引き継ぎの際に業務が滞るといったリスクを抱えていました。
配車システムを活用すれば、車両やドライバーの情報が一元管理され、誰でも状況を把握しやすくなります。あわせて、操作手順や業務フローの標準化も進み、担当者に依存しない体制を整えやすくなります。
自社に最適な配車システムを選ぶための比較ポイント
配車システムにはさまざまな種類があり、自社のニーズに合わないものを選んでしまうと、期待ほどの効果が得られないこともあります。導入後に後悔しないためにも、以下の5つのポイントを押さえて比較・検討することが大切です。
・目的に合った配車システムか
・自社の環境に合う方式か
・必要な機能が備わっているか
・導入・運用がしやすいか
・費用が自社の予算に合うか
比較ポイント1.目的に合った配車システムか
配車システムには大きく分けて3つの種類があり、それぞれ役割が異なります。
自社の目的や課題に合わせて、どの種類を導入するか検討しましょう。
比較ポイント2.自社の環境に合う方式か（クラウド型・オンプレミス型）
配車システムの導入方式には、主に「クラウド型」と「オンプレミス型（自社運用）」があり、それぞれメリット・デメリットがあります。
クラウド型は自社サーバーの構築や維持管理が不要なため、コストを抑えやすい点が強みです。また、インターネット環境さえあれば、社外からでも簡単にアクセスできるため、外出先や拠点間での利用にも向いています。
オンプレミス型は自社サーバーの構築・維持管理が必要な分、独自のカスタマイズをしやすい点が強みです。また、社外からのアクセスが限定的なため、セキュリティを重視する企業に適しています。
配車業務では、社外や拠点間での情報共有が欠かせません。そのため、クラウド型のサービスがより適しているケースが多いでしょう。
比較ポイント3.必要な機能が備わっているか
配車システムには、リアルタイムでの車両追跡や自動配車、データ分析など、さまざまな機能があります。まずは自社の課題を整理し、それに対して効果を発揮する機能が備わっているかを確認しましょう。
なお、不要な機能が多いとコストや操作の負担が増すこともあります。必要な機能をしっかりカバーしつつ、現場で使いやすいサービスを選ぶことが大切です。
比較ポイント4.導入・運用がしやすいか
現場での導入・運用のしやすさも重要です。サーバー構築や設定に専門知識が必要なサービスは、導入時に多くの手間やコストがかかります。また、操作が複雑だったり、画面設計がわかりにくかったりすると、現場での混乱や作業効率の低下にもつながります。
こうしたトラブルを避けるためにも、導入期間の長さやマニュアルの有無・充実度、操作画面のわかりやすさなど、導入・運用に関わる項目を必ずチェックしましょう。
公式サイトだけでは情報が不足している場合は、問い合わせや資料請求を活用するとよいでしょう。無料トライアルが用意されているサービスであれば、実際の使い勝手を確かめてから導入を判断するのも有効です。
比較ポイント5.費用が自社の予算に合うか
配車システムの費用を見積もり、自社の予算に合うか事前に確認しましょう。高機能なサービスでも、費用が高すぎると予算を圧迫し、期待する効果を得にくくなります。必要な機能を備えつつ、費用が適切なサービスを選ぶことが大切です。
クラウド型は初期費用を抑えやすく、短期間で導入できるうえ、保守や更新もシステム会社側が対応するため、自社の負担を軽減できます。ただし、月額や年額の利用料が発生します。
一方、オンプレミス型はサーバー構築などの初期投資に加え、保守費やおおむね5年ごとのサーバー更新、専門人材の確保が必要となり、長期的には想定以上の費用負担につながることもあります。
費用や運用面を総合的に見積もり、自社の予算や体制に合わせて選定することが重要です。
配車初心者でも安心して使えるシステム「一番星 クラウド配車」とは
配車システムの利用経験が少なく、導入やコスト面に不安がある方には、クラウドで配車・業務管理を一元化できるシステム「一番星 クラウド配車」をおすすめします。「一番星 クラウド配車」は、月額12,000円から利用でき、誰でも使いやすいクラウド型の配車システムです。
「一番星 クラウド配車」の主な特徴は、以下の通りです。
・タブレットで、どこからでも状況確認・操作が可能
・ドラッグ＆ドロップで、誰でも簡単に配車できる
・表示切替できる配車表で、複雑なスケジュールもひと目で把握
・点呼や休憩を一括表示し、安全で無理のない運行管理を実現
・基幹システムと連携し、受注から請求までを一元管理
誰でも迷わず配車作業ができ、ミスや手配漏れを防ぎながら、現場全体の業務効率を向上します。配車業務の属人化も解消され、引き継ぎや情報共有もスムーズになるでしょう。配車業務を効率化する第一歩として、ぜひお試しください。
まとめ
配車システムとは、配車業務を効率化するためのシステムです。配車計画や配送状況、車両・ドライバーの情報をデジタル化し、運行管理者やドライバーの業務負担を軽減します。種類や機能、料金体系はサービスによって変わるため、自社に合ったサービスを選びましょう。
配車システムの利用経験が少なく、導入やコスト面に不安がある現場には「一番星 クラウド配車」がおすすめです。新人や女性でも習得しやすく、チーム全体でスムーズに業務を進められるため、業務効率化の第一歩としてぜひ導入を検討してみてください。