運送業界では、今も紙やホワイトボードを使った手書きの配車表で業務を管理しているケースが少なくありません。しかし、手書きの配車表には限界があり、現場で課題を感じている運行管理者も多いのではないでしょうか。

この記事では、手書き配車表の問題点から解決策まで詳しく解説します。アナログ管理から脱却し、業務効率化を進めたい方はぜひ参考にしてください。

配車表とは

配車表とは、運ぶ荷物や車両、ドライバーのスケジュールをまとめた一覧表のことです。配車担当者が立案した配車計画に沿って、日々の配送スケジュールが割り当てられます。

具体的には、荷主（運送依頼者）や車両、ドライバー、配送ルート、時間指定などを一括で管理します。日単位や月単位の予定が記されており、ドライバーは配車表に沿って配送を進めていきます。

日々の配車業務では、配車表を作成し更新することが欠かせません。現在でも広く運用されているのが手書きの配車表です。この記事では、「手書きの配車表＝紙やホワイトボードを使った配車表」と定義して解説します。

なお、配車表の作成はあくまで配車業務の一部です。配車業務そのものの役割や流れを知りたい方は、以下の記事を参考にしてください。

「運送業界における配車業務とは？仕事内容や課題・効率化の方法を解説」

手書きの配車表によくある問題点

手書きの配車表には、以下の5つの問題点があります。

・記入の手間やミスが生じやすい
・手書き文字が読みにくく、状況を把握しづらい
・その場にいないと管理できない
・リアルタイムに更新・共有できない
・記録の保管や活用が難しい

これらの問題を放置すれば、現場の負担やミスのリスクは大きくなります。ここでは、それぞれの課題について具体的に解説します。

記入の手間やミスが生じやすい

手書きの配車表では、配送先や荷物の情報、ドライバー名などをすべて手作業で記入しなければなりません。同じ情報でもコピーや流用ができず、毎回書き直す必要があるため、多くの時間と労力を要します。

こうした繰り返し作業は効率化が難しく、記入量が増えるほどミスも発生しやすくなります。特に配送先や時間指定といった重要情報の誤記は、配車ミスや配送遅延につながりかねません。さらに、担当者による文字のクセや記載のばらつきも、現場での混乱を招く要因となります。

手書き文字が読みにくく、状況を把握しづらい

手書き配車表は情報が散らばりやすく、全体の状況をひと目で把握するのが難しくなります。紙の表では車両やドライバー、配送先の割り当てが整理されにくく、必要な情報を探すのに時間がかかりがちです。ホワイトボードの場合も、追記や変更を繰り返すうちに文字が煩雑になり、誰がどの運行を担当しているのかが見えにくくなります。

全体像が把握できなければ、配車担当者や関係者が迅速に判断できず、現場対応の遅れにつながります。常に状況を俯瞰して動く必要がある配車担当者にとって、大きな負担になりがちです。

その場にいないと管理できない

手書きの配車表はオフィス内でしか参照・更新できず、その場にいないと活用できないという制約があります。外出中の配車担当者が自ら確認したり変更したりすることはできず、必要があれば電話やメールでオフィスの担当者に依頼するしかありません。

こうした状況では、配車担当者の負担が増えるうえ、出先での緊急対応や情報共有にも時間がかかります。現場の状況をリアルタイムに把握できないことは、運行管理の柔軟性を大きく損なう要因となります。

リアルタイムに更新・共有できない

手書きの配車表では、急な変更が発生しても情報を即時に反映・共有することができません。荷主からの依頼変更があった場合は、電話でドライバーに連絡するケースが多く、配車表の記載内容と実際の状況にずれが生じやすくなります。

また、紙やホワイトボードに書かれた配車表は、直接確認した人しか変更を把握できません。たとえ更新を行っても、関係者全員に情報が行き渡るまでに時間差が生じ、現場での判断や対応が遅れる要因となります。さらに、複数拠点で配車業務を行う場合には、拠点間での情報共有が難しくなります。

このように手書きの配車表では急な状況変化へのリアルタイムな対応が難しく、結果として業務効率や安全性を損なうリスクにつながります。

記録の保管や活用が難しい

手書きの配車表は、過去の記録を残すことや活用するのが難しいことも問題点として挙げられます。ホワイトボードの場合は消してしまえば記録が残らず、紙の配車表も量が増えるほど保管スペースを圧迫し、管理しきれなくなります。

本来であれば、過去の配車記録を分析することで計画や運行効率の改善につながるヒントが得られます。しかし、手書きの配車表では必要な情報を探し出すのに時間がかかり、データとして活用するのは現実的ではありません。

ビジネスにおいてデータ活用が欠かせない今、このような管理方法は業務改善の機会を取りこぼす大きな要因となっています。

Excelで配車表を管理する際の問題点

手書きと並んで広く使われているのが、Excelなどの表計算ソフトによる配車表です。Excelは計算や集計に強く、コピー＆ペーストやテンプレート化によって手書きよりも効率的に運用できます。

しかし、Excelによる管理にも限界があります 。手書きと同様にリアルタイムでの更新や共有は難しく、共有ファイルにしても同時操作による競合や整合性の問題が起きやすいのが実情です。

加えて、業務規模が大きくなるとファイルやシートが増え、管理が複雑化します。データ量が膨大になるほど処理も重くなり、結果的に効率は低下します。

このようにExcelは、手書き配車表の負担をある程度軽減する手段にはなりますが、本格的な効率化・最適化には不十分であり、別の仕組みを検討する必要があります。

手書き配車表の課題を解決するには？

手書きの配車表の課題を解決するための手段として、主に以下の2つが挙げられます。

・配車システムを活用する
・表計算ソフトを活用する

配車システムを活用する

配車業務を根本から効率化したい場合は、配車システムが有効です。配車計画の立案や調整、進捗管理を一元的にサポートできるよう設計されており、手書きやExcelのように配車表をゼロから作成する必要がありません。

システム上では、ドラッグ＆ドロップによる直感的な操作や案件の色分け表示など、視覚的にわかりやすい機能が利用できます。これにより、繰り返しの入力作業や確認ミスを減らし、担当者の負担を大きく軽減できます。

特にクラウド型の配車システムであれば、タブレットからもアクセス可能です。現場や外出先からでもリアルタイムに情報を共有できるため、急な変更があっても全員が同じ情報をもとに動けます。

手書きの配車表では避けられない非効率を解消し、現場全体の連携を強化する手段として、配車システムの導入は有力な選択肢といえるでしょう。配車システムの詳しい機能や選び方については、以下の記事も参考にしてください。

「配車システムとは？できることや導入のメリット・選び方まで徹底解説」

表計算ソフトを活用する

コストを抑えて手書きの配車表から脱却したい場合は、Excelなどの表計算ソフトを活用する方法があります。手書きに比べて入力や編集が容易で、共有ファイルを利用すれば基本的な情報共有は可能になります。

しかし、前述の通り、表計算ソフトには明確な限界があります。複数拠点での運用ではリアルタイム性が確保できず、データ量が増えるほど処理が重くなり、管理が煩雑になりがちです。

表計算ソフトは手軽な改善策として有効ですが、業務規模が大きくなるほど対応しきれなくなります。本格的に効率化を進めるには、やはり専用の配車システム導入が欠かせません。

手書き配車表から配車システムに移行するメリット

手書きの配車表に悩む運行管理者の方には、配車システムへの移行がおすすめです。ここでは、手書き配車表から配車システムに移行するメリットを3つ解説します。

配車管理の手間とミスを大幅に削減できる

配車システムを導入すれば、手作業で発生していた記入や調整の負担を軽減できます。ドラッグ＆ドロップでの配車操作や案件ごとの色分け表示など、直感的な機能が備わっており、日々の繰り返し作業や確認の手間を減らせます。

また、入力や確認のミスを防ぎやすくなるため、配車の正確性も向上します。さらに、誰でも扱いやすい設計のため、新しい担当者でも短期間で業務を引き継げます。結果として、担当者の負担を軽減しながら、安定した配車管理を続けられるようになります。

場所を問わずリアルタイムに情報を共有・更新できる

クラウド型の配車システムであれば、パソコンやタブレットからアクセスできるため、外出先からでも最新の配車表を確認・編集できます。

更新内容は即時に反映され、離れた拠点の担当者も常に同じ情報を共有可能です。これにより関係者間の認識のずれが起きにくくなり、連絡ミスや現場の混乱を防げます。結果として、急な変更にも柔軟に対応でき、業務全体のスピードと精度が高まります。

配車履歴の自動保管とデータ分析で業務改善につながる

配車システムでは、過去の配車記録が自動で保存され、必要な情報をすぐに検索・参照できます。蓄積されたデータを分析することで、無駄の多い配送や効率的なルートを把握でき、業務改善の具体的な手がかりになります。

さらに、紙の配車表を保管する必要がなくなるため、バックアップ作業の手間や保管スペースも省けます。データを資産として活用できる環境が整うことで、配車業務だけでなく経営判断の精度向上にもつながります。

手書き配車表の課題をまとめて解決できる「一番星 クラウド配車」とは

手書き配車表の課題を感じている運行管理者の方には、クラウドで配車・業務管理を一元化できるシステム「一番星 クラウド配車」がおすすめです。「一番星 クラウド配車」は、誰でも使える直感的な操作と、チームで使えるグループ配車管理をクラウド上で提供する配車システムです。

一番星 クラウド配車の主な特徴は、以下の通りです。

・タブレットで、どこからでも状況確認・操作が可能
・ドラッグ＆ドロップで、誰でも簡単に配車できる
・表示切替できる配車表で、複雑なスケジュールもひと目で把握
・点呼や休憩を一括表示し、安全で無理のない運行管理を実現
・基幹システムと連携し、受注から請求までを一元管理

社外でもタブレットから利用可能なため、オフィスや現場を問わずリアルタイムに情報共有できます。配車ミスや手配漏れを防ぐことができ、少人数でも業務を円滑に進められ、人手不足の現場を支える仕組みとしても有効です。

「一番星 クラウド配車」は、月額12,000円（税別）から利用できます。配車業務を効率化する第一歩として、ぜひお試しください。

まとめ

手書きやExcelでの配車業務には、入力ミスやリアルタイムな情報共有が難しいといった多くの課題があります。それらを解決し、業務効率を大幅に向上させるためには、配車システムの導入が不可欠です。

「一番星 クラウド配車」を導入すれば、配車業務の効率化とリアルタイムな情報共有を実現できます。アナログな配車業務から脱却し、より効率的で生産性の高い働き方を実現するために、ぜひこの機会に導入を検討してみてはいかがでしょうか。