「運転日報は手書きで運用しなければならないのか」と疑問を持ちつつも、なんとなく昔からの慣習で、日々の記録を手書きで行っている現場も少なくありません。
業務を効率化しようと検討しても、「デジタル化をして監査で不備を指摘されないか」という懸念から、なかなか一歩を踏み出せないこともあるでしょう。現状の運用を見直すためにも、まずは正しい法的要件を知ることが不可欠です。
この記事では、「そもそも運転日報は手書きが必須か」という疑問に答えるとともに、法的ルールやデジタル化のメリット、効率化の方法について解説します。
目次
運転日報はデジタル化しても問題ない
結論からいえば、運転日報はデジタル化しても問題ありません。法律上は「記録すること」が求められているものの、その作成方法までは指定されていないためです。よって、紙への手書きだけでなく、電子データでも問題なく運用できます。
近年はデジタコ（デジタルタコグラフ）や運行管理システムの普及により、運転日報のデジタル化が進んでいます。電子データで管理することで紙の使用を減らす「ペーパーレス化」を実現できるのも、日報管理の見直しにおいて大きなポイントです。
実際に、Excelなどの表計算ソフトや専用の運行管理システムを活用し、運転日報をデータとして管理する企業も増えています。後述する「法令で定められた項目」が正しく記録・保存されていれば、デジタル化によるペーパーレス運用へ移行することは十分可能です。
運転日報に必須の記載項目
運転日報には、法令で定められた記載項目があります。緑ナンバー（運送事業用）と白ナンバー（一般企業用）では、求められる項目が異なります。以下の表で、それぞれの記載項目と法令根拠の違いを確認しておきましょう。
緑ナンバーの車両では、貨物自動車運送事業輸送安全規則に沿った詳細な記録が求められます。一方で、自社の荷物を運ぶ営業車や配送車といった白ナンバー車両の場合、緑ナンバーほど厳密な法定項目は設定されていません。
しかし、労働時間の適正な管理や事故発生時の対応記録として、運転者や運行経路を残す企業が一般的です。緑ナンバーと白ナンバーで求められる要件の厳しさは異なりますが、正確な記録を残す重要性は共通しています。
法令の細かな違いはあっても、運転者や運行内容を正しく記録するという基本の考え方は同じです。
運転日報の法定保存期間は1年間
運転日報は、紙でも電子データでも原則として1年間の保存が必要です。これは、貨物自動車運送事業輸送安全規則および道路交通法施行規則にもとづいています。
出典：e-Gov 法令検索「貨物自動車運送事業輸送安全規則 第八条」
出典：e-Gov 法令検索「道路交通法施行規則 第九条の十」
また、監査や行政の確認が行われた際には、過去の運転日報を提示できる状態でなければなりません。整理されていない状態では、適切な管理が行われていないと判断される恐れがあります。日頃から検索しやすい状態でデータを保管しておきましょう。
なお、労働基準法では労働時間に関する記録の保存期間が5年とされています。運転日報には拘束時間などの労働時間情報も含まれるため、実務上は5年間保存しておく運用が理想的です。
出典：e-Gov 法令検索「労働基準法 第百九条」
手書きの運転日報をデジタル化するメリット
従来の手書き運転日報には、多くの課題があります。それらを解決する手段として、運転日報のデジタル化が効果的です。
ここでは、手書き運用からデジタル化へ移行する主な4つのメリットを見ていきましょう。
・ドライバーの業務負担・拘束時間を軽減できる
・運行管理者の確認・集計業務を効率化できる
・人的ミスによるコンプライアンス違反リスクを抑制できる
・保管スペース削減とセキュリティ強化につながる
ドライバーの業務負担・拘束時間を軽減できる
手書きの運転日報では、ドライバーが帰庫後に記入作業を行う必要があります。配送が終わった後に事務作業が発生し、退勤までの時間が延びる原因となってしまいます。
その点、運転日報をデジタル化すれば、入力作業の簡略化や自動記録により、記入の時間を減らせます。ドライバーの拘束時間を短縮しやすくなる点は大きなメリットです。
運送業界では、時間外労働の上限規制が適用された「2024年問題」によって労働時間管理の重要性が高まっています。こうした背景からも、日報業務の効率化は継続して取り組むべき重要なテーマです。
さらに、2024年問題の延長として懸念される「2025年問題」への対策も欠かせません。物流業界が直面する今後の課題と対策について詳しくは、以下の記事を参考にしてください。
「物流業界の2025年問題とは？2024年問題との違いや対策を解説」
運行管理者の確認・集計業務を効率化できる
手書きの運転日報では、運行管理者が内容を1枚ずつ確認しなければなりません。文字の読み取りや計算の確認など、細かな作業が積み重なると大きな負担になります。
しかし、デジタル化された運転日報であればデータを一覧で確認でき、スムーズな確認が可能です。検索や並び替えも簡単に行えるため、たとえば「荷主から到着時間の問い合わせが来た時」や「定期的な行政監査の準備をする時」などで、必要な記録をすぐに探せます。
また、月末の走行距離や稼働時間の集計も自動化しやすくなります。管理部門の事務作業を減らし、より重要な業務へ時間を使いやすくなるでしょう。
人的ミスによるコンプライアンス違反リスクを抑制できる
手書きの運転日報では、走行距離の計算ミスや記入漏れが起きやすくなります。忙しい業務の中で記入するため、ヒューマンエラーを完全に防ぐのは難しいでしょう。悪意がなかったとしても、重大なミスはコンプライアンス違反につながりかねません。
その点、デジタル化された運転日報には、必須項目の入力チェックや自動計算機能が備わっています。システムが機械的に抜け漏れや計算ミスを防ぐため、人的な違反リスクを減らせるでしょう。
また、統一されたフォーマットで記録されるため、ドライバーごとの書き方のばらつきも抑えられます。監査の際にも、整理されたデータを提示しやすい点は運用上のメリットです。
保管スペース削減とセキュリティ強化につながる
紙の運転日報は日々増え続けるため、保管スペースの確保が課題になります。バインダーや書庫を圧迫し、管理が煩雑になるケースも少なくありません。
しかし、運転日報をデジタル化すれば、日報データをサーバーやクラウド上に保存できます。物理的な保管スペースを確保する必要がなくなり、日報管理の負担を軽減することが可能です。
また、アクセス権限の設定やバックアップを行えば、紛失や持ち出しによる情報漏えいのリスクも抑えられます。データ管理上のセキュリティリスクに対処できる点も大きなメリットです。
手書きの運転日報から脱却するには
手書き運用からデジタル化へ移行する方法はいくつかあります。導入コストや運用のしやすさを踏まえて、自社に合った方法を選ぶことが大切です。
ここでは、デジタル化の代表的な3つの方法を紹介します。
・表計算ソフトを活用する
・運転日報アプリを活用する
・デジタコ連携の運転日報システムで自動化する
表計算ソフトを活用する
比較的手軽な方法として、Excelなどの表計算ソフトを使った日報管理があります。既存のソフトウェアを利用できるため、追加コストを抑えやすい点がメリットです。
表計算ソフトはデータの集計や分析に強く、走行距離の計算や業務時間の把握もしやすくなります。手書き中心のアナログな紙運用より、日報の管理効率が確実に高まるでしょう。
ただし、スマートフォンからの入力は画面が小さく操作しづらいケースも少なくありません。ドライバーが数値を手動で入力する作業自体は、依然として残ります。そのため、アナログ運用特有の入力ミスや記入の手間を完全になくすのは、なかなか難しいのが実情です。
運転日報アプリを活用する
スマートフォンやタブレット向けの運転日報アプリを利用する方法もあります。専用の入力画面が用意されているため、ドライバーでも操作しやすい点がメリットです。
現場から直接入力できるため、紙の日報よりも管理しやすくなります。写真添付や位置情報の記録など、アプリならではの機能を備えるものも多いです。
ただし、入力自体はドライバーが行う必要があります。入力漏れや記載内容のばらつきといった課題は完全には解消されません。
デジタコ連携の運転日報システムで自動化する
より効率化を進める方法として、車両に備え付けのデジタコと連携した運転日報システムがあります。デジタコが記録する車両の走行時間や速度、距離などをもとに運転日報を自動作成できるため、大幅な業務効率化を図れるのがメリットです。
クラウド型デジタコであれば、運転日報は自動でサーバーに送信されるため、ドライバーが手書きで作成する必要は基本的にありません。専用のシステム管理画面から最新の運転日報を確認できるため、運行管理者の負担軽減にもつながります。
また、運転日報の記録内容はデジタコのデータにもとづくため客観性が高く、入力ミスや虚偽報告を防げるのもメリットです。完全なペーパーレス運用を目指す企業にとって、有力な選択肢といえるでしょう。
なお、ペーパーレス化を検討する際は、「最低限の法令対応」で十分なのか、それとも「燃費や安全指導の可視化」まで目指すのかによって、選ぶべきデジタコの種類が変わります。以下の記事では、導入コストと得られるメリットのバランスを比較しながら解説していますので、併せてご参考ください。
「デジタコとは？3つの種類と導入のメリット、デメリットをわかりやすく解説」
運転日報の自動化には最新モデル「DTS-G1D」がおすすめ
運転日報のデジタル化・自動化を検討している場合、クラウド型デジタコ「DTS-G1D」が有力な選択肢になります。DTS-G1Dは、デジタコ・ドライブレコーダー・カーナビの機能を一台に集約したモデルです。ドライバーの使いやすさと、運行管理者の生産性向上を両立できるよう設計されています。
DTS-G1Dの主な特長は以下のとおりです。
・デジタコ・ドラレコ・ナビを1台に集約し、車内配線をすっきり
・LTE通信によるリアルタイム管理で、SDカード回収の手間をゼロに
・7インチの大型タッチパネルで、スマホのように直感的な操作が可能
・独自の画像認識で車線逸脱や歩行者を検知し、安全運転を強力に支援
このように、DTS-G1Dを導入することで運転日報の作成を自動化し、日々の管理業務を効率化できます。
無料のオンラインデモも実施しています。実際の操作感や画面の見やすさを確認したい方は、お気軽にお問い合わせください。
まとめ
運転日報は、必ずしも手書きで作成する必要はありません。法律上は紙でも電子データでも管理できるため、デジタル化した運用も問題なく行えます。
運転日報をデジタル化すれば、ドライバーの記入作業や管理部門の集計作業を減らし、さらにはヒューマンエラーの防止にもつながるでしょう。
記録業務の効率化を進めたい場合は、デジタコと連携した日報の自動化も有力な選択肢です。運転日報の管理負担を減らし、より高度な運行管理を目指す場合は「DTS-G1D」のようなクラウド型デジタコの導入も検討してみてください。